I takt med att digitalisering blir en självklarhet för allt fler företag ställs högre krav på dig som medarbetare att förstå och kunna identifiera säkerhetsrisker. Det är lätt att tro att IT-säkerhet är en fråga för teknikavdelningen. Men, faktum är att du och dina kollegor på ekonomiavdelningen kan vara den svagaste länken i ditt företags säkerhetskedja. Varför? För att ni sitter på en riktig guldgruva av information som cyberbrottslingar kan tänkas vilja komma åt:
Tänk dig konsekvenserna om denna information hamnar i fel händer. Det skulle kunna innebära allt från direkta ekonomiska förluster till förtroendekriser som kan ta år att återhämta sig från.
Vilka är då de mest typiska säkerhetsbristerna hos ekonomiavdelningar idag?
Många ekonomiavdelningar använder fortfarande manuella processer för fakturahantering, betalningar och avstämningar. Varje manuellt steg är en möjlig ingång för misstag eller manipulation. En anställd som av misstag klickar på en skadlig länk i ett mail som ser ut att komma från en leverantör kan oavsiktligt släppa in cyberbrottslingar i era system.
Alltför generösa behörigheter är en klassisk säkerhetsrisk. Vi ser ofta att för många personer har tillgång till känslig ekonomisk information, eller att samma person både kan skapa och godkänna betalningar utan ytterligare kontroll.
Anställda inom ekonomifunktionen är ofta måltavlor för riktade bedrägerier, som VD-bedrägerier eller avancerade nätfiskeattacker. Utan regelbunden utbildning och uppdatering om de senaste hotbilderna är risken stor att någon faller offer för dessa allt mer sofistikerade attacker.
Det goda nyheterna är att de modernaste ekonomisystemen och processerna integrerar säkerhet på ett sätt som både skyddar företaget och effektiviserar arbetet. Faktum är att automation inte bara handlar om effektivitet – det är en grundläggande säkerhetsåtgärd.
Ett effektivt ekonomisystem bör ha inbyggda kontrollmekanismer. Ett exempel är automatiserade kontroller som flaggar ovanliga transaktioner eller betalningar som avviker från normala mönster. Om en leverantör som normalt fakturerar mindre belopp plötsligt skickar en faktura på ett betydligt större belopp, bör systemet automatiskt flagga detta för extra granskning.
Genom att minska mängden manuella processer minskar ni också möjligheterna för misstag eller manipulation. Med automatiserade faktura- och betalningsprocesser blir det både enklare att upptäcka avvikelser och svårare för bedragare att manipulera systemet.
Här följer ett antal konkreta åtgärder för att stärka säkerheten i er ekonomifunktion:
Utvärdera era nuvarande manuella processer och identifiera vilka som kan automatiseras. Börja med de mest kritiska processerna, som era inkommande och utgående fakturaflöden..
Se över behörigheterna i era ekonomisystem. Alla användare bör endast ha tillgång till den information de behöver för att utföra sitt arbete, inte mer. Implementera även regelbunden granskning av behörigheter.
Utarbeta dokumenterade processer för hur ekonomiteamet ska hantera misstänkta aktiviteter eller avvikelser från normala rutiner. Detta är särskilt viktigt för att hantera försök till VD-bedrägerier eller andra sociala manipulationer.
Investera i kontinuerlig utbildning för alla som har tillgång till känsliga ekonomisystem. Denna utbildning bör inkludera hur man identifierar nätfiskeförsök, social manipulation och andra vanliga attacker.
Säkerhet och effektivitet behöver inte vara motstridiga mål. Genom att implementera moderna, säkra processer för er ekonomiavdelning kan ni både skydda er mest värdefulla data och effektivisera verksamheten.
De företag som ser ekonomiavdelningen som en kritisk del av sin säkerhetsstrategi, snarare än bara en administrativ funktion, kommer att vara bättre rustade att möta framtidens cyberhot.
Investera i rätt verktyg och processer idag för att skydda ert företags ekonomiska integritet imorgon. Ert företags framtid kan mycket väl hänga på det.